Les Agile Tours sont des évènements qui visent un public étendu souhaitant découvrir ou approfondir les méthodes agiles et découvrir leurs apports et impacts tant au niveau industriel que sociétal. Ce sont des évènements visant les chefs d’entreprise, managers, DSI, chefs de projet, responsables produit, développeurs, formateurs, et plus largement tous collaborateurs. A l’échelle mondiale, l’organisation de Agile Tour communique sur plus de 14 000 participants dans 80 villes dans le monde pour l’année dernière. Plus proche de nous, à Bordeaux, l’Agile Tour Bordeaux est présent depuis 2008.
Le passage à l’année 2016 annonce un nouveau défi : celui d’organiser une nouvelle édition de l’Agile Tour Bordeaux. Cela débutera par un rendez-vous le jeudi 18 février à partir de 19h au Molly Malone (83 Quai des Chartrons, 33300 Bordeaux) ; et afin d’aider les futurs organisateurs ou bien de convaincre ceux qui hésitent encore à rejoindre cette aventure je vous propose un retour d’expérience.
Ce que je vais décrire ci-dessous retrace mon expérience personnelle en tant que co-organisateur. Ce que je vais exposer sont quelques conseils qui ont plutôt bien fonctionné dans notre équipe. J’ai bien conscience que certaines méthodes sont propre à notre équipe et il ne faut pas prendre pour leçon ce que je vous partage.
L’équipe, la base de tout
L’équipe d’organisation est entièrement bénévole. Elle joue un rôle déterminant, à Bordeaux nous avons la chance de retrouver chaque année plusieurs des organisateurs de l’édition précédente. Nous pouvons compter sur leur expérience et leurs conseils. L’évènement est porté par l’association Okiwi, on retrouve en général des membres de cette asso dans l’équipe, c’est très important car cela nous permet de faire le lien très facilement avec le trésorier et le président.
Vous le vivrez si vous nous rejoignez, faire parti de l’équipe atbdx n’est en rien comparable à une autre équipe d’organisation, On prend beaucoup de plaisir à organiser cet évènement. Pas de chef mais de l’auto-organisation, du travail collaboratif, des prises de décision collégiales, des apéros, des trolls, et des blagues pas toujours de haute volée mais un état d’esprit constamment tourné vers la réalisation du meilleur évènement possible.
Penser qu’être bénévole de l’Agile Tour est un boulot à plein temps est une idée erronée, certes cela demande de l’investissement mais croyez moi c’est surtout sur le dernier mois que tout s’accélère et que nous avons besoin du maximum de ressources.
Concrètement comment on s’organise ?
Nous planifions ensemble une réunion plénière par mois pour aborder tout les points. Ensuite entre les deux réunions en équipe ou parfois individuellement nous avançons sur des petites tâches appartenant aux grandes thématiques essentielles à la réalisation de l’évènement : Communication / Logistique & Jour J / Financement & Sponsoring / Orateurs Des équipes plus spécifiques à l’une des thématiques peuvent ponctuellement se réunir physiquement ou via visioconférence pour aborder un sujet particulier qui ne nécessite pas la mobilisation de toute l’équipe. Sinon en début d’année, après avoir échangé numéros de téléphone et mails nous faisons un point sur les outils que nous utiliserons toute l’année pour nous synchroniser. L’an dernier par exemple nous avions :
- Trello pour lister, attribuer et commenter les tâches à accomplir,
- Google Drive pour le stockage des différents documents,
- et enfin une mailing list pour aborder les sujets important nécessitant d’avertir toute l’équipe.
Et c’est tout ! Le but étant de ne pas crouler sous les mails et les notifications, l’info est donc accessible et partagée pour toute l’équipe.
Thème
Nous n’avons pas d’obligation de choisir un thème. Certains Agile Tour font le choix d’un thème puis déclinent et abordent les orateurs avec celui ci, pour les 2 dernières années à Bordeaux ce sont plutôt les keynotes qui nous ont permis de dégager un thème, et les propositions que nous avions reçues allaient également dans ce sens.
Les orateurs
Les organisateurs sont libre dans la constitution du programme et donc du choix des orateurs. L’objectif des Agile Tour étant faire découvrir, promouvoir et échanger autour des méthodes agiles il faut bien avoir à l’esprit en tant qu’organisateur qu’il faut proposer des sessions ouvertes aux plus experts comme aux plus novices (shu ha ri)
Une particularité bien bordelaise se dessine depuis quelques années : on adore innover sur notre programme, prendre des risques assumés et donner la chance à de nouvelles personnalités locales de s’exprimer. Vous pouvez être sûr en venant à Bordeaux que vous trouverez du contenu original et dans une ambiance que je trouve personnellement très agréable. Je m’explique : on trouve tout ce que l’on aime dans un environnement professionnel (du réseau, des conférenciers d’un très bon niveau, …) mais dans une ambiance informelle et qui invite à échanger.
Pour revenir sur les orateurs : nous avons pris l’initiative de sonder la communauté, les propositions des anciens et/ou futurs participants nous aident grandement. Après avoir récolté ces avis et réalisé aussi ce travail en interne avec l’équipe, nous étudions chaque proposition et rentrons en contact avec les différents orateurs. Note : C’est un travail qui est encore plus facile à produire quand nous avons les dates définitivement fixées de l’évènement ;-)
Financement
Un évènement GRATUIT (j’insiste particulièrement là-dessus) rassemblant près de 300 personnes sur 2 jours avec plus d’une vingtaines d’intervenants cela engendre forcément quelques frais. Pour arriver à boucler notre budget (environ 8000€) nous privilégions un maximum les partenariats en nature : la mise à disposition des lieux par Epitech et la couverture média par les étudiants MMI en sont deux très beaux exemples.
En début d’année nous décidons ensemble de la meilleure approche, c’est toujours délicat. L’an passé nous avons fait un choix très clair, celui de la simplicité. Un tarif unique : à partir de 999€ qui permet de bénéficier d’une mise en avant sur la communication autour de l’événement. Pas de différence Gold / Premium / Super Sayain et j’en passe. Pour nous toutes contributions a de la valeur,.
Nous avons la chance de compter sur des sponsors qui ont une relation particulière avec l’Agile Tour Bordeaux, certains sont présents depuis le début, et la plupart de nos soutiens ont bien conscience qu’il s’agit d’un évènement organisé par une équipe bénévole donnant de son temps et son énergie pour la réalisation d’un évènement fédérateur dans le sud-ouest.
Être sponsor de l’Agile Tour Bordeaux n’est pas une démarche classique de mise en avant via l’évènement, c’est pour cela que vous n’avez pas vu de mot des sponsors ni de stands & autres kakémonos, simplement quelques goodies et flyers posé humblement pour remercier les participants de leurs venue.
Y a t-il des critères pour être organisateur de l’Agile Tour Bordeaux ?
Avoir participé au moins une fois à un événement professionnel Être curieux de voir les coulisses de l’organisation d’un tel évènement Avoir envie de s’amuser et d’apprendre (et souvent les deux en même temps) Et enfin avoir envie d’ajouter plein de cordes à son arc (relation sponsors, gestion d’un budget, communication évènementielle, …)
Alors on commence quand ?
Pour faire acte de candidature, rien de plus simple : contactez nous via l’adresse contact [arobase] agiletourbordeaux [point] fr ou bien envoyez nous un tweet, un message sur facebook ou bien sollicitez un membre d’orga de l’année 2015 (lien vers la page équipe)
Comme mentionné en introduction, nous organisons un apéro afin de lancer l’année 2016, si vous avez envie d’être organisateur essayez de nous rejoindre ce jeudi 18 février à partir de 19h au Molly Mallone, les organisateurs de l’année passée seront présent. Si vous souhaitez simplement nous apporter vos idées vous êtes également les bienvenus !
Je profite de ce billet pour une nouvelle fois remercier mes collègues organisateurs, les participants, nos orateurs, nos partenaires et sponsors pour la dernière édition. J’ai pris un plaisir immense à partager et construire cet évènement ensemble.